تأسيس إدارة لإجراءات العمل في احدى الجهات الحكومية

نقلة نوعية في الحوكمة المؤسسية ورفع نضج العمليات التشغيلية

الموقع : المملكة العربية السعودية

طبيعة العمل : تنمية مهارات العاملين في السياحة

وصف موجز

في إطار سعي احدى الجهات الحكومية لتحقيق التميز المؤسسي، وتعزيز فاعلية عملياتها التشغيلية، أطلقت إدارة الاستراتيجية والتميز المؤسسي مشروعًا استراتيجيًا لتأسيس إدارة متكاملة لإجراءات العمل.
جاء المشروع بالشراكة مع كايزن للاستشارات بهدف تطوير نموذج تشغيلي حديث لإدارة الإجراءات، وتوثيق السياسات والأوصاف الوظيفية، وقياس نضج الإدارات، بما يتماشى مع أفضل الممارسات العالمية، ويرتكز على أهداف واستراتيجية الأمانة العامة.
ساهم المشروع في بناء هيكلية واضحة للإجراءات، ورفع مستوى النضج المؤسسي، وتحقيق التكامل بين العمليات الاستراتيجية والتشغيلية.

التحدي

واجهت الأمانة العامة تحديات متعددة تمثلت في:

• غياب التوثيق المنهجي للإجراءات والسياسات
• التداخل في المهام والمسؤوليات
• طول وتعقيد بعض الإجراءات
• غياب الحوكمة الموحدة لعمليات العمل

الأثر

أسهم المشروع في تحويل إدارة الإجراءات بالأمانة العامة من نموذج تقليدي إلى نموذج مؤسسي ناضج يدعم تحقيق الأهداف الاستراتيجية بكفاءة.
كما ساعد على ترسيخ ثقافة التحسين المستمر، وتعزيز الشفافية والحوكمة، ورفع نضج العمليات التشغيلية على مستوى كافة الإدارات.
اليوم، تتمتع الأمانة العامة بمنصة إجرائية متكاملة، تدعم اتخاذ القرار، وتحسّن تجربة الموظفين، وتدفع نحو التميز المؤسسي المستدام.

منهجية كايزن في تنفيذ المشروع

اتبعت كايزن نهجًا تشاركيًا مبنيًا على التحليل العميق والمقارنات المعيارية، وارتكزت منهجية التنفيذ على المراحل التالية:

• تقييم الوضع الراهن:
  تحليل تفصيلي للإجراءات القائمة وتقييم نضج الإدارات عبر 6 محاور رئيسية مستمدة من استراتيجية الأمانة، مدعومة بمقارنات معيارية مع أفضل الجهات العالمية مثل APQC وBPTrends وForrester.
• تطوير النموذج التشغيلي:
  تم تصميم نموذج تشغيلي متكامل لإدارة الإجراءات، يشمل إعادة هيكلة العمليات وتحديد الأدوار بوضوح، بهدف تحسين الكفاءة وتبسيط الإجراءات وإزالة الهدر.

• توثيق ونمذجة الإجراءات:
  توثيق شامل لـ 375 إجراء باستخدام أدوات النمذجة المتقدمة، مع تطوير أدلة إجرائية تساعد في التطبيق الموحد والفعّال.
• تطوير السياسات ومصفوفة الصلاحيات:
  صياغة وتطوير 9 سياسات خاصة بإدارة الاستراتيجية والتميز المؤسسي، وإصدار مصفوفة صلاحيات متكاملة تدعم الحوكمة المؤسسية.
• نقل المعرفة والاستدامة:
  تمكين فرق العمل بالأمانة من خلال ورش العمل التوعوية والتدريب العملي لضمان استدامة تطبيق الإجراءات الجديدة.

إحصائيات

375

إجراءً تم تطويره وتوثيقه

393

مؤشر أداء تم تصميمه وتحسينه

263

إجراءً خضع لتقييم مستوى النضج

9

سياسات تمت صياغتها لإدارة الاستراتيجية والتميز المؤسسي

148

اجتماعاً تنسيقيًا

5

ورش عمل توعوية

شارك لتحصل علي قصة نجاح